Тайм-менеджмент: как организовать себя и больше успевать

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно расставлять приоритеты в делах

Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

20-й совет тайм менеджмента. Эффективная работа с электронной почтой

Мы все так или иначе связаны с электронной почтой и, оптимизировав работу с ней, можно получить много свободного времен. Я перечислю несколько советов, которые вам в этом помогут.

Проверяйте электронную почту в определенное время, например в 10 часов утра и в 10 часов вечера. Проверка своего почтового ящика каждые 5 минут отнимает кучу времени. Много людей, с кем я работаю и общаюсь так и пишут на сайте или говорят: я проверяю свою почту тогда – то и тогда-то. Или можете говорить, что отвечаете на почту в течение дня или в течение недели

Конечно, не стоит откладывать проверку почты, если вы знаете, что есть очень важное и срочное письмо

Сразу же принимайте решение, что делать с полученным письмом: отправить в корзину, прочитать и удалить, ответить, переслать. «Висящие» письма отнимают много внимания, а значит, времени.

Создайте папки для различных типов писем. Например, работа, рассылки, личное, образование, бизнес и т.д. В зависимости от своих приоритетов на данный момент вы всегда будете знать, почту какой папки проверять первой.

Если у вас есть личный ассистент, работу с клиентами можно делегировать ему, кроме тех случаев, когда он не компетентен в решение данного вопроса.

Не оставляйте адрес своей электронной почты в анкетах, которые вас просят заполнить в магазинах: вам будет приходить лишняя ненужная информация.

Не спешите оптимизировать. Если вам приходит несколько писем в неделю. Создание различных папок, ярлыков и т.д. противопоказано, т.к. это только все усложнит.

Внедрите эти советы уже сегодня и наслаждайтесь дополнительным свободным временем.

Советы

Перед тем, как начать работу с матрицей, целесообразно определиться с целями и приоритетами, которые и станут ключевыми критериями, по которым вы будете определять ту или иную задачу в определенный квадрант.

Да, конечно, вероятно, вы интуитивно и так понимаете свои приоритеты и ценности, но лучше сформулировать их четко и записать на бумаге. Например, цель: «Заработать 50 000 к концу месяца», ценности — «быть высоко ценимым специалистом», «здоровье», «общение с друзьями».

Прежде чем записывать задачи в тот или иной квадрант, сначала напишите их единым списком, а уже потом распределяйте. Это удобнее и проще, чем писать сразу в квадранты, потому что когда вы так делаете — ваш мозг вынужден решать разом две задачи: вспоминать задачи и определять их приоритет по критериям. Вы определите приоритеты точнее и быстрее, если избавите мозг от необходимости вспоминать задачи.

• Что такое SWOT анализ и примеры применения в жизни (+шаблоны)
• Принцип 3-х дел — Суть, Примеры и Инструкция к применению
• Что такое Метод Помидора — Суть, Примеры и таймеры онлайн
• Пирамида Бенджамина Франклина — Пошаговое составление и примеры
• Инструменты для там-менеджмента: Сервисы для заметок

Используйте цветовые обозначения в том инструменте, который вы выбрали. Метки, если это онлайн-инструмент, маркер, если на бумаге, цветные стикеры, если это канбан-доска. Так будет проще визуализировать, достаточно одного взгляда на матрицу, чтобы понять, к какой задаче следует приступить прямо сейчас.

Внутри квадранта задачи также можно распределять по значимости: задача А1, задача А2 и так далее. Это позволит точнее структурировать список дел и определить, что за чем следует, а значит, вам будет легче выстроить расписание.

Следите, в каком квадранте вы проводите больше всего времени. В идеале это должен быть квадрант В — самый спокойный и нацеленный на ваше личностное развитие.

Если вы больше времени проводите в квадранте А — пересмотрите свою систему планирования или условия работы. Возможно, вам нужно реорганизовать свои обязанности, сходить в отпуск или сменить работу.

Если больше времени в квадранте С — вероятно, вас слишком легко отвлечь, вы распыляетесь на неважные задачи, стоит поразмыслить над своими приоритетами или пересмотреть отношения с коллегами.

Если больше в квадранте D — вы склонны к прокрастинации, следует изучить материалы на эту тему.

• Матрица Эйзенхауэра ставит ловушку: из-за того, что дела разделены на четыре категории, кажется, что их немного, и появляется склонность перегружать день задачами, а потом выполнить их не получается, и человек испытывает разочарование. Не попадайтесь в эту ловушку. Задач не должно быть много, но это должны быть самые важные задачи. Оптимально — не больше девяти, в квадранте В — не больше трех.
• Планируйте день заранее, чтобы не позволять окружающим (коллегам, руководителям, родственникам) формировать его за вас и нагружать вас задачами, актуальными для ни, но не играющими никакой роли для движения к лично вашим целям и реализации ваших ценностей.
• Матрица Эйзенхауэра лучше подходит для планирования одного дня. Для долгосрочного и среднесрочного планирования — нет.

Итак, в чем же смысл матрицы?

В распределении задач. Основываясь на простых примерах, вы быстро научитесь отделять главные задачи от менее важных и, наконец, выделять в дневном графике место для личных дел.

Основу матрицы Эйзенхауэра составляют 4 квадранта. Их пересекают 2 оси:

ось важности
ось срочности

В 4 квадрата матрица предлагает вписать все дела, которые так или иначе вас волнуют.

Итак квадрант первый. В него вписываем наиболее важные и срочные дела. Создатель этой методики всегда подчеркивал, что если вы грамотно планируете все свои задачи, то этот квадрант должен быть пустым. Но мы только приступаем к работе над матрицей

Если записывать сюда задачи, то стоит обратить внимание на те, которые:

• нельзя не выполнить, потому что это негативно скажется на выполнении поставленных целей
• нельзя не выполнить, потому что это повлечет за собой негативные последствия
• нельзя не выполнить, потому что выполнение этих дел относится к здоровью

Заполняя этот список, самое время вспомнить про делегирование. Если важную и срочную проблему вы можете разделить с кем-то еще: сделайте это, не стесняйтесь попросить помощи.

Квадрант второй. В него предлагается вписать дела важные, но выполнение которых не требует срочности. Это перспективные и действительно важные задачи, от выполнения которых зависит успех. Несмотря на то, что срочность в выполнении этих задач, стоит на втором месте, помните о том, что это вовсе не означает, что про них можно забыть до дедлайна. Имея достаточный запас времени на выполнение, мы подходим к решению задач более обдуманно. Что можно включить сюда?

Следующие задачи:

• имеющие отношение к спорту
• имеющие отношение к планированию задач и оценке эффективности
• которые имеют отношение к работе

Квадрант третий. В него входят срочные, но неважные дела. По большей части в этот список вам предстоит поместить проблемы, которые отвлекают вас на пути к достижению поставленных целей. Например, в этот список стоит вписать не нужные вам, но навязанные начальством, встречи и переговоры, которые никак не повлияют на достижение ваших целей. Сюда же можно записать внезапные домашние проблемы, связанные с поломкой бытовой техники и пр.

Квадрант четвертые. В него Эйзенхауэр предлагает записать неважные и несрочные дела. Это задачи, которые не повлекут за собой никакой пользы. Ими предлагается заниматься только в самую последнюю очередь, или не заниматься вовсе. Такие задачи можно сравнить с элементарными пожирателями времени. Так почему бы вообще не исключить эти дела? Эти дела многим кажутся приятными. И время летит незаметно.

Например, в этот список можно отнести следующее:

• продолжительные разговоры и переписки с друзьями о несущественном
• соцсети, телевизор, компьютерные игры

Конечно, отдыхать и переключаться должен каждый, но в этом случае, лучше уделить время качественным книгам и фильмам или посвятить пару часов любимому хобби.

Как только вы начнете планировать все свой график, основываясь на матрице Эйзенхауэра, вы сумеете более грамотно распределять свои текущие задачи и освободите больше личного времени. Вы будете меньше чувствовать себя уставшими, а выполнение ежедневных рабочих и бытовых дел будет проходить без лишней спешки. Ежедневная тренировка памяти, внимания и мышления поможет достичь успеха быстрее.

“Хронометр” v.3

Теперь как работа с матрицей реализуется непосредственно в “Хронометре”. В основе работы программы лежат простые одноуровневые списки дел. Внешний вид такого списка представлен на рисунке:

Списков может быть неограниченное количество. Но, например, у меня сейчас заведено всего два списка: “оффлайн” и “онлайн”. В списках может находиться различное количество задач. Для каждой задачи можно задать:

описание
крайний срок выполнения (дедлайн)
иконку (пока выбор ограничен шестью иконками)
срочность и важность задачи

Так как часто бывает сложно сходу сориентирваться и определить важная перед нами задача или просто срочная, то эти параметры можно менять прямо в списке, не открывая окно редактирования задачи – просто кликая мышкой по иконке в графах срочная/важная.

По мере того как список ваших дел наполняется новыми записями “Хронометр” формирует для Вас матрицу. Например, по списку, представленному на рисунке выше матрица будет выглядеть так:

Для управления задачами в “Хронометре” есть ряд функций. Например, Вы можете скрыть из списка (и, соответственно, из матрицы) все выполненные задачи, а если списков несколько, то можете вывести в матрицу сразу все задачи из всех списков. Например, общий список задач в программе может быть таким:

А матрица Эйзенхауэра в этом случае будет такой:

Если же Вам надо распечатать список дел, то “Хронометр” может перенести список, отображаемый в данный момент в программе в MS Word. В дальнейшем планирую “научить” программу формировать и матрицу в Word’е, но это пока только планы на будущее.

Более подробно о том, что есть в Хронометре можно почитать на сайте программы. На этом же сайте я буду выкладывать и обновления.

И в заключении пара слов о том как пользуюсь “Хронометром” я и какие планы по развитию программы на будущее. Для себя я определил следующий порядок работы с “Хронометром”:

Составляю список дел на определенный срок, скажем, на неделю-две. При этом сильно не задумываюсь над тем какая задача – срочная, важная и т.д. Просто строчу список целиком

Задач типа “Посмотреть телек” и “Сходить в магаз”, естественно, в списке нет – только рабочие задачи, которые необходимо выполнить для достижения конкретных целей
Когда перед глазами весь список – вот тогда начинаю прямо в списке отмечать срочность/важность задач по отношению к другим. Первым делом, естественно, выделяю те, которые и важные и срочные.
После того, как пройден весь список до конца открываю вкладку с матрицей и смотрю, что получилось.

На мой взгляд такой подход наиболее эффективный как по скорости, так и по качеству в расстановке приоритетов.

Что касается дальнейших планов по разработке программы, то новых функций (по крайней мере для своих нужд) я пока не вижу. На сайте программы есть голосовалка по поводу разработки инструмента для синхронизации задач с различными онлайн-сервисами – по её результатам буду смотреть стоит заморачиваться над этой фичей или нет. Но зато планирую перенести “Хронометр” на Firemonkey. Заодно будет, чем поделиться с Вами в рамках написания статей про эту платформу. Если у Вас появятся какие-либо идеи по программе, то пишите – обсудим.

Скачать последнюю версию “Хронометра” можно отсюда.
Последняя версия программы расположена здесь.

голоса

Рейтинг статьи

Оценка эффективности и оптимизация

После того как вы составили квадрат Эйзенхауэра, внесли в него свои задачи и выполнили часть из них, посмотрите, в каких квадратах реализованных дел оказалось больше. Сравните между собой таблицы за несколько дней и недель.

По мнению Стивена Кови, продуктивному человеку следует больше времени проводить в секторе B. Именно он является квадрантом качества, и время, затраченное на выполнение таких задач, повышает общую эффективность и создает почву для профессионального роста.

Если вы заметили, что большую часть времени проводите в первом квадранте (секторе A), задумайтесь о следующем:

• уделите больше времени планированию и самодисциплине, поскольку задачи часто попадают в этот сектор из-за постоянного откладывания на потом или неграмотного распределения сил;
• возможно, некоторые дела стоит выпустить из-под контроля и доверить другим людям;
• оцените, не слишком ли много времени вы тратите впустую, из-за чего важные задачи остаются нереализованными.

О том, как развить самодисциплину, читайте в отдельной статье.

Для тех, кто постоянно пребывает в третьем квадранте (секторе C):

• учитесь говорить “нет” на просьбы окружающих сделать что-то за них;
• старайтесь делегировать задачи, которые запросто могут обойтись без вашего участия.

Если ваш день состоит в основном из выполнения дел из сектора D, это значит, что у вас попросту нет цели и вам неинтересно то, что вы делаете. Рекомендую изучить следующие статьи:

• Как правильно ставить цели
• Как бороться с прокрастинацией
• Как увеличить свою продуктивность

Наведите порядок

Почему многие люди не могут стать более организованными? Кто-то может подумать, что человеку не хватает силы воли. Но на самом деле способность к самоорганизации есть у каждого. Просто ее нужно развить. Как это сделать? Первое, что должен понять человек – в беспорядке работать некомфортно

Когда во время работы на глаза попадаются лишние вещи, то они забирают на себя внимание, и персона перестает концентрироваться на своей основной работе. Чтобы этого не происходило, человек должен прибраться на рабочем столе

Вы работаете с бумагами? Выделите для них отдельный ящик в столе. Бумаг в вашей работе нет? Тогда оставьте на столе только компьютер и ручку. Никаких кружек, статуэток и карандашниц ставить нельзя. Стерильно чистый стол помогает человеку сосредоточиться и настроиться на рабочий лад.

Ситуация с захламленностью рабочего места показывает ситуацию с захламленностью у человека в голове. Чем чище пространство вокруг персоны, тем лучше она самоорганизована и дисциплинирована. Профессиональная самоорганизация начинается с порядка. После того как вы очистите свой стол и освободите полки кабинета от хлама, вам следует навести порядок на компьютере и в ежедневнике.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Главная идея состоит в том, чтобы быстро и эффективно распределить дела по степени важности и срочности. Оценивая их по этим двум параметрам, можно выделить приоритетные и отсеять совершенно не важные

Матрица дел Эйзенхауэра была разбита на 4 группы:

• Срочные и важные.
• Не срочные, но важные.
• Не важные, но срочные.
• Не важные и не срочные.

По мнению американского президента, все без исключения задачи могут быть разделены по этим четырем категориям, важно лишь суметь критически оценить их значимость для дальнейшего будущего человека. Теперь рассмотрим каждую категорию подробнее

Теперь рассмотрим каждую категорию подробнее.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в проджект-менеджменте

#1. Выбор проектов. Вместо того, чтобы браться за все и сразу, определитесь, какие проекты наиболее полезны для бизнеса.

Например, внедрение новой CRM-системы будет важным и срочным, если произошли изменения на рынке, и количество клиентов неожиданно резко выросло. Автоматизация снизит нагрузку на менеджеров на простых сделках, и у них освободится время на работу с лидами, которые могут принести более высокую прибыль.

Если же рост клиентов вы только прогнозируете (например, бизнес планирует открыть новое направление через полгода), проект по автоматизации будет важным, но не срочным.

#2. Расстановка приоритетов по проектным задачам

Составьте список всех задач по проекту, а затем оцените их по критериям срочности и важности

Желательно, чтобы на этапе планирования проекта квадрант А (срочное и важное) был пустым, ведь в процессе работы он будет заполняться горящими задачами. Сюда будут попадать внезапные проблемы: падение сервера, срочные платежи, поиск нового фотографа за день до мероприятия

Всё это — критичные для бизнеса задачи с высокими рисками.

Квадрант B (важное, но не срочное) — ваши планы по проекту. Сюда должен попасть основной список задач, которые создают долговременную ценность: разработка стратегии, обучение команды, аналитика

Квадрант C (неважное, но срочное). Это задачи, которые нельзя отложить, но у них нет долгосрочной ценности

Например, временные решения, которые позволят работать какой-то функции прямо сейчас, но их придется переделывать.

Квадрант D (неважное и несрочное) — бессмысленные переписки и совещания, на которых ничего не решается. Старайтесь избегать этих раздражителей, они отнимают время и силы, но не имеют ценности

Работа с каждым квадратом матрицы Эйзенхауэра

После того, как ваши задания отсортированы по соответствующим четвертям, проведите хронометраж дня. Узнайте, на что тратится ваше время. Довольны ли вы своим балансом квадрата?

Если вы проводите много времени в первой четверти, уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

• Организуйте еженедельный или даже ежемесячный план с учётом ваших текущих целей и сроков. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор.
• Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и скорректируйте его на следующую неделю. Если большинство ваших проблем К1 поступают из внешних источников, выработайте стратегию того, как вы можете лучше планировать и предвидеть их.
• Возможно, вам придется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим боссом о восстановлении баланса чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть определенный клиент, который создает много активностей в К1, работа может не стоить такого стресса.

Если вы проводите время в третьей четверти, делегируйте, исключайте или ограничивайте количество времени, которое вы тратите на выполнение следующих задач:

• Разработайте стратегию и напишите конкретные шаги по ограничению этих вопросов.
• Вы можете их делегировать? Вы можете просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы дел в один день в течение недели?
• Можете ли вы провести открытую дискуссию с вашим боссом о том, сколько времени вы тратите на «занятые» проблемы?
• Запланируйте время на вашей неделе, чтобы предпринять эти шаги.

Если вы проводите время в четвёртой четверти, вы можете быть выбитым из колеи, испытывать стресс или попросту избегать проблем:

• Отслеживайте время, чтобы выявить самые большие потери времени и выработать стратегию того, как их избежать или ограничить.
• Разработайте план борьбы с прокрастинацией до её начала.
• Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют уменьшающуюся отдачу при чрезмерном использовании.

Как это работает?

Основная цель данного подхода заключается в том, чтобы предоставить человеку возможность быстро, точно и однозначно распределять дела, разграничивая такие понятия как важность и срочность. Люди, хорошо понимающие, что такое матрица Эйзенхауэра и как она работает, большую часть времени посвящают важным делам, своевременно решая все задачи и не доводя их до состояния срочности

Чтобы научиться эффективно использовать данный инструмент, придерживайтесь следующих несложных правил:

Намечайте список задач с вечера. Не нужно сразу заполнять матрицу. Достаточно набросать черновой вариант списка, чтобы утром переосмыслить его, дополнить и систематизировать. Можно записывать этот список на диктофон своего смартфона перед сном.

Сначала выписывайте все дела на один лист. Любую информацию проще анализировать и оценивать, если записать её и держать перед глазами в максимально наглядном виде

Со временем, когда вы научитесь быстро оценивать срочность и важность каждой задачи, этот пункт можно будет пропускать.

Просматривая списки, переоценивайте каждое дело. Не нужно постоянно править таблицу – излишний перфекционизм здесь может только навредить. Но переоценивая дела сегодня, вы сможете быстрее и точнее распределять их завтра.

Не расстраивайтесь, если приходится переносить часть дел на завтра. Матрица Эйзенхауэра для того и нужна, чтобы грамотно ранжировать задачи по приоритету и в первую очередь выполнять наиболее важные и срочные

А остальные можно переносить без угрызений совести.

Чтобы понять, как правильно классифицировать задачу, занося её в матрицу Эйзенхауэра, задайте себе следующие вопросы:

1. Связана ли эта задача с приоритетными для меня ценностями? Если да, то это важная задача.
2. Приведёт ли невыполнение данной задачи к негативным последствиям? Если да, то задача важная.
3. Будет ли результат другим, если я выполню эту задачу не сегодня, а завтра? Если да, то задача срочная. Если же присутствует жесткий дедлайн или выполнить задачу завтра невозможно по иным причинам, она является первоочередной по срочности.
4. Приведёт ли откладывание данной задачи к негативным последствиям? Утвердительный ответ также говорит о том, что задача срочная.

Ещё один важный совет: составляйте матрицу Эйзенхауэра так, чтобы в каждом квадранте оставалось свободное место для новых пунктов. Если не получается – берите лист большего размера или уменьшите размер почерка. Не забывайте, что ваше умение учитывать и предусматривать подобные мелочи многое о вас говорит.

Суть квадрантов матрицы

Разобравшись с основной структурой метода расстановки приоритетов, мы можем подробно разобрать каждое окно матрицы Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является полезной для определения значимости своих планов в конкретный момент времени.

Квадрант А

К нему относятся важные неотложные задачи, которые нельзя отложить на потом, поскольку это может привести к негативным последствиям. Для успешного планирования нужно начинать именно с сектора А. Примером таких дел может быть сложная неожиданная операция, внеплановое совещание. Данный сектор является очень важным для жизни человека, но если правильно научиться планировать свое время, то в идеале этот квадрат должен быть абсолютно пустым, без каких-либо планов. При своевременном выполнении главных планов значимые задачи не станут неотложными, их выполнение в конкретно отведенный срок не делает их срочными.

Планы сектора А могут появиться по двум причинам:

• Внутренние причины: зависят непосредственно от человека (недостаточная мотивация на выполнение, лень, отсутствие желания или профессионализма);
• Внешние причины: не зависят от самого субъекта (резкое ухудшение самочувствия, форс-мажор).

Чтобы эти причины не мешали осуществлять деятельность, не нужно откладывать ценные необязательные дела (это уже сектор В) на последний день, поскольку некоторые условия могут повлиять на их неисполнение и тогда у вас накопятся ценные задачи.

Квадрант В

Важное несрочное. Планы этого сектора нужно регулярно выполнять, не откладывая на потом, поскольку своевременное их осуществление является показателем вашей продуктивности, успеха в деятельности

Дела этого квадранта не требуют выполнения здесь и сейчас, но их ценность свидетельствует о возникновении негативных последствий в случае игнорирования человеком. Чем значимее для вас поставленная задача, тем негативнее будут последствия от ее невыполнения. Именно поэтому следует отдавать предпочтение сначала важным делам, потом – срочным. Для идеального удовлетворения самим собой человек должен выполнять значимые неотложные и значимые несрочные дела полностью. К задачам данного сектора можно отнести, например, незамедлительное обращение к врачу, овладение навыками успешного выполнения деятельности на новом рабочем месте, чтобы получить очередное повышение.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов показывает: если правильно и вовремя сортировать свои планы, то в любой сфере жизнедеятельности человека будут отсутствовать авралы, которые истощают организм человека физически и психологически. Сектор В не перейдет в сектор А, если мы правильно спланируем свои задачи на первое время.

Квадрант С

Неважно, срочно. Неотложность планов не всегда определяет их значимость

Эйзенхауэр говорил, если неотложные задачи мешают исполнению ценных, то их лучше отложить. Чтобы разобраться в важности своих планов, задайте себе простой вопрос: «Что произойдет, если не исполнить эту задачу?» Если вы поймете, что негативных последствий нет или они минимальны, значит, дело не является важным в данный момент. Ищите более значимые задачи, которые действительно грозят отрицательными последствиями для вас.

К данным видам деятельности можно отнести, например, участие в социальном опросе, звонок другу просто поболтать. У планов «сектора С» есть существенный минус: они мешают человеку эффективно работать и выполнять значимые дела, поскольку постоянно отвлекают, заставляют переживать. Любое отвлечение грозит негативными последствиями, поэтому при возникновении каких-либо помех при выполнении значимых задач старайтесь либо устранить их перед выполнением. Если осуществлять только срочные дела, может накопиться огромное количество важных дел в один момент и тогда тяжело направить себя в нужное русло, сконцентрироваться для их осуществления.

Квадрант D

Но не все несрочные неважные задачи так бесполезны. Если вы давно хотели аккуратно разложить книги в своей библиотеке, или убраться в шкафу с одеждой, то выполнение этих дел принесет пользу и удовольствие от результата, но не стоит стремиться к их исполнению при наличии важных дел. Таблица Эйзенхауэра как способ эффективного планирования является полезным методом выявления значимых ценных дел, помогает выполнить их за довольно коротки срок. Она рассчитана на выполнение однодневных задач или тех, которые нужно выполнить в ближайшее время.

Заключение

Мы с вами разобрали, что означает матрица Эйзенхауэра и как ее применять на практике.

В сутках у каждого человека по 24 часа. Только вот одни умудряются переделать за день или неделю массу полезных и важных дел, а другие только успевают удивляться, как их драгоценное время утекает сквозь пальцы.

Ни один метод управления временем не является панацеей. Но вы можете взять и попробовать. Если ваша жизнь после этого станет немного лучше и вы поймете, что на самом деле в сутках достаточно часов, значит, инструмент вам подходит.

Напоследок оставлю пару полезных ссылок, которые могут вам пригодиться:

• Книги по тайм-менеджменту
• Курсы по тайм-менеджменту

С вами была Ксения Молоканова. Всем удачных экспериментов и до скорого!